Cẩm nang Year End Party 2027 từ A–Z cho HR và ban tổ chức

Year End Party 2027 cần bắt đầu chuẩn bị khoảng 8 tuần trước ngày tiệc. Trình tự gọn nhất là: chốt ngày và số người, lập ngân sách theo đầu người, đặt địa điểm, chọn chủ đề, viết kịch bản, chuẩn bị phần bốc thăm, gửi mã check-in QR, tổng duyệt trên màn LED và gửi báo cáo trong 3 ngày sau tiệc. Cẩm nang này đi qua từng việc theo tuần, kèm bảng và checklist để bạn dùng ngay.

Mùa tiệc năm nay ngắn hơn thường lệ. Mùng 1 Tết Đinh Mùi rơi vào thứ Bảy 06/02/2027. Theo lịch âm, tháng Chạp năm nay chỉ có 29 ngày, nên 29 Tết (thứ Sáu 05/02/2027) là ngày cuối năm, không có ngày 30 Tết. Nếu công ty bạn tổ chức tiệc vào giữa tháng 12 như phần lớn doanh nghiệp, thì đầu tháng 11 bạn chỉ còn khoảng 6 tuần. Bảng lịch bên dưới chỉ cách rút gọn cho trường hợp đó.

Bài viết dành cho HR, C&B, admin và agency lo tiệc từ 50 đến vài nghìn người.

Year End Party 2027 rơi vào khung thời gian nào?

Trước khi chọn ngày, bạn cần nhìn ba mốc:

Cuối tuần giữa và cuối tháng 12/2026: mùa cao điểm. Sảnh khách sạn, nhà hàng lớn và đội âm thanh ánh sáng thường kín lịch sớm.
Tuần cuối tháng 12 đến giữa tháng 1/2027: nhiều công ty gộp Year End Party với tổng kết năm tài chính. Lưu ý kỳ nghỉ Tết Dương lịch 01/01/2027.
Từ giữa tháng 1 đến 29 Tết (05/02/2027): phù hợp với tiệc tất niên. Càng sát Tết, nhân viên càng bận việc nhà và về quê, tỷ lệ vắng mặt tăng.

Phương án nghỉ Tết dự kiến cho cán bộ, công chức là từ 04/02 đến 10/02/2027; doanh nghiệp tư nhân tự chọn lịch và phải báo trước cho người lao động. Nếu định tổ chức sát Tết, hãy kiểm tra thông báo chính thức trước khi chốt ngày.

Lịch chuẩn bị Year End Party theo tuần (T-8 đến T+3 ngày)

Đây là phần quan trọng nhất của cẩm nang. "T" là ngày diễn ra tiệc. Bạn đếm ngược từ ngày đã chọn.

T-8 tuần — Việc chính: Chốt ngày, quy mô, hình thức; Người phụ trách: HR + Ban giám đốc; Đầu ra: Tờ trình 1 trang
T-7 tuần — Việc chính: Ngân sách, khảo sát địa điểm; Người phụ trách: HR + Kế toán; Đầu ra: Bảng ngân sách, 3 báo giá
T-6 tuần — Việc chính: Đặt cọc địa điểm, chọn chủ đề; Người phụ trách: HR + Agency; Đầu ra: Hợp đồng, moodboard
T-5 tuần — Việc chính: Kịch bản khung, MC, tiết mục; Người phụ trách: HR + Đạo diễn; Đầu ra: Kịch bản v1
T-4 tuần — Việc chính: Cơ cấu giải, thể lệ, đặt quà; Người phụ trách: HR + C&B; Đầu ra: Bảng giải, thể lệ
T-3 tuần — Việc chính: Danh sách người tham dự, truyền thông; Người phụ trách: HR + Truyền thông; Đầu ra: File Excel sạch, thư mời
T-2 tuần — Việc chính: Thiết kế LED, cài đặt phần quay số; Người phụ trách: Agency + Kỹ thuật; Đầu ra: File thiết kế, sự kiện mẫu
T-1 tuần — Việc chính: Gửi QR check-in, chốt kịch bản cuối; Người phụ trách: HR; Đầu ra: Kịch bản chốt, QR đã gửi
T-1 ngày — Việc chính: Tổng duyệt kỹ thuật tại địa điểm; Người phụ trách: Toàn ban; Đầu ra: Biên bản tổng duyệt
T — Việc chính: Vận hành; Người phụ trách: Toàn ban; Đầu ra: Danh sách người nhận giải
T+3 ngày — Việc chính: Báo cáo, kế toán, trao quà còn lại; Người phụ trách: HR + Kế toán; Đầu ra: Báo cáo 1 trang

Nếu bạn chỉ còn 6 tuần: gộp T-8 và T-7 vào một tuần (chốt ngày, số người và ngân sách trong cùng một cuộc họp), rồi đặt cọc địa điểm ngay tuần sau. Các mốc từ T-5 trở đi giữ nguyên. Không nên cắt tuần tổng duyệt.

Nếu bạn chỉ còn 3–4 tuần: chọn địa điểm có sẵn gói trọn (sảnh, âm thanh, màn hình, thực đơn), dùng kịch bản mẫu và chủ đề đơn giản. Dồn thời gian vào danh sách người tham dự và phần bốc thăm, vì đây là hai chỗ dễ sai nhất.

T-8 tuần: chốt ngày, quy mô và hình thức

Ba quyết định này ảnh hưởng tới mọi khoản chi phía sau. Hãy chốt bằng văn bản với ban giám đốc.

Ngày và giờ. Tối thứ Sáu hoặc thứ Bảy được nhiều người tham dự nhất nhưng giá sảnh cao hơn. Tối giữa tuần rẻ hơn, phù hợp công ty văn phòng ở cùng một thành phố.
Số người. Tính nhân viên chính thức, thử việc, cộng tác viên, khách mời, đối tác. Ghi rõ có tính người nhà không. Con số này quyết định ngân sách, số bàn, số giải và số quầy check-in.
Hình thức. Một trong ba kiểu sau: • Tập trung một sảnh: phổ biến nhất, dễ vận hành. • Hybrid nhiều chi nhánh: trụ sở tổ chức chính, chi nhánh xem trực tuyến và cùng tham gia bốc thăm. Xem Year End Party online và hybrid cho công ty nhiều chi nhánh. • Tiệc nhỏ tại nhà hàng: dưới 50 người, chi phí thấp. Xem tiệc tất niên công ty nhỏ.

Mẹo: gửi form khảo sát 3 câu (ngày nào đi được, chủ đề muốn có, loại quà thích) để có căn cứ trình ban giám đốc.

T-7 tuần: lập ngân sách Year End Party theo đầu người

Cách dễ trình duyệt nhất là tính chi phí trên đầu người, rồi nhân với số người dự kiến và cộng phần dự phòng.

Công thức

Tổng ngân sách = (Chi phí ăn uống/người × số người) + chi phí cố định + giải thưởng + dự phòng 10%

Chi phí theo người: suất ăn, đồ uống, quà lưu niệm, xe đưa đón (nếu có).
Chi phí cố định: thuê sảnh (nếu tính riêng), sân khấu, âm thanh ánh sáng, màn LED, MC, tiết mục, quay phim chụp ảnh, phần mềm bốc thăm và check-in.
Giải thưởng: thường chiếm 15–25% tổng ngân sách. Bảng chia giải chi tiết theo số người và ngân sách có tại cơ cấu giải thưởng Year End Party.

Bảng phân bổ tham khảo

Địa điểm, ăn uống — Tỷ lệ gợi ý: 40–50%; Ghi chú: Hỏi kỹ phí phục vụ, VAT, phụ thu giờ
Sân khấu, âm thanh, ánh sáng, LED — Tỷ lệ gợi ý: 15–20%; Ghi chú: Gồm dựng và tháo
Giải thưởng, quà — Tỷ lệ gợi ý: 15–25%; Ghi chú: Chốt trước T-4 tuần
Nội dung: MC, tiết mục, video — Tỷ lệ gợi ý: 5–10%; Ghi chú: Video tổng kết năm thường mất 2–3 tuần
Công nghệ: check-in, bốc thăm — Tỷ lệ gợi ý: 1–3%; Ghi chú: Nhỏ nhưng ảnh hưởng trải nghiệm lớn
Dự phòng — Tỷ lệ gợi ý: 10%; Ghi chú: Không dùng thì chuyển sang giải thưởng

Tỷ lệ trên là điểm xuất phát để bạn thảo luận, không phải chuẩn bắt buộc. Giá thực tế thay đổi theo thành phố, mùa và nhà cung cấp, nên luôn xin ít nhất 3 báo giá.

Ví dụ cách tính cho 200 người

Giả sử báo giá suất ăn và đồ uống bạn nhận được là X đồng/người. Phần ăn uống là 200 × X. Nếu phần này chiếm khoảng 45% tổng ngân sách như bảng trên, tổng ngân sách hợp lý vào khoảng (200 × X) ÷ 0,45. Từ con số đó, bạn tách ra phần giải thưởng 15–25% và phần dự phòng 10%. Tính ngược từ báo giá thật giúp bạn không để phần giải quá mỏng hay quên dự phòng.

T-7 đến T-6 tuần: chọn địa điểm

Khi đi khảo sát, mang theo checklist này và hỏi từng mục:

☐ Sức chứa thực tế theo kiểu bàn tròn (không phải kiểu rạp hát).
☐ Chiều cao trần và vị trí dựng màn LED. Có cột che tầm nhìn không?
☐ Khu đón khách đủ rộng cho 2–4 quầy check-in và hàng chờ.
☐ Wi-Fi riêng cho ban tổ chức, sóng 4G/5G trong sảnh. Kiểm tra bằng điện thoại ngay khi khảo sát.
☐ Nguồn điện cho sân khấu, có máy phát dự phòng không.
☐ Giờ dựng, giờ trả sảnh, phụ thu quá giờ, chính sách đổi ngày và hoàn cọc.
☐ Bãi gửi xe máy, ô tô.

Đặt cọc muộn nhất ở mốc T-6 tuần. Với tiệc trên 500 người vào cuối tuần tháng 12, nên đặt sớm hơn nữa.

T-6 tuần: chọn chủ đề (concept)

Chủ đề giúp mọi thứ đồng bộ: thư mời, backdrop, màn LED, trang phục, giao diện quay số. Chọn chủ đề theo ba tiêu chí:

Gắn với câu chuyện của năm. Công ty vừa mở rộng thị trường, ra sản phẩm mới, vượt khó khăn? Chủ đề nên nói được điều đó.
Dễ mặc, dễ trang trí. Dress code quá cầu kỳ làm nhiều người ngại đi.
Dễ chuyển thành hình ảnh trên LED. Chủ đề có màu chủ đạo rõ ràng sẽ dễ làm giao diện quay số và video.

Gợi ý: năm Đinh Mùi và sắc xuân; vũ trụ, ánh sao; thập niên 80–90; gala đen trắng ánh kim; hành trình (đường đua, chuyến bay).

T-5 tuần: kịch bản, MC và tiết mục

Một tiệc Year End Party tối thường kéo dài khoảng 3–4 giờ. Các bài kịch bản phổ biến trên mạng đều xếp phần bốc thăm thành 2 vòng giữa các tiết mục. Khung dưới đây thêm vòng mở màn để giữ không khí ngay từ đầu:

17:30–18:30 — Phần: Đón khách, check-in, chụp ảnh; Phần bốc thăm: Check-in tự động đưa người có mặt vào danh sách
18:30–19:00 — Phần: Khai mạc, phát biểu lãnh đạo
19:00–19:30 — Phần: Tổng kết năm, video; Phần bốc thăm: Vòng 1: giải khuyến khích
19:30–20:15 — Phần: Vinh danh, dùng tiệc
20:15–21:00 — Phần: Văn nghệ, trò chơi; Phần bốc thăm: Vòng 2: giải ba, giải nhì
21:00–21:30 — Phần: Vinh danh đặc biệt; Phần bốc thăm: Vòng 3: giải nhất, giải đặc biệt
21:30–22:00 — Phần: Bế mạc, chụp ảnh chung; Phần bốc thăm: Công bố danh sách người nhận giải

Nguyên tắc: giải càng lớn càng để muộn, mỗi vòng bốc thăm không quá 7–10 phút. Kịch bản chi tiết từng phút, lời dẫn MC và vị trí phần bốc thăm có trong bài kịch bản gala cuối năm.

Về MC: nhiều công ty kết hợp một MC chuyên nghiệp và một MC nội bộ. Gửi MC danh sách giải và cách đọc tên người nhận giải trước ít nhất 1 tuần.

T-4 tuần: cơ cấu giải, thể lệ và quà

Bốn việc phải xong ở mốc này

Cơ cấu giải: số hạng giải, số suất, giá trị. Tỷ lệ giải nên vào khoảng 10–20% số người tham dự, giá trị hình kim tự tháp.
Thể lệ: ai được tham gia, mỗi người tối đa mấy giải, người vắng mặt xử lý thế nào, ai giám sát. Dùng mẫu thể lệ quay số trúng thưởng và chỉnh theo công ty bạn.
Quà: chốt danh sách, đặt hàng, xin hoá đơn. Quà hiện vật giá trị lớn cần thời gian giao hàng.
Thuế và chứng từ: hỏi kế toán cách hạch toán và nghĩa vụ thuế với từng loại giải trước khi chốt. Quy định có thể khác nhau theo loại quà và giá trị.

Chia giải theo phòng ban, chi nhánh

Với công ty nhiều chi nhánh, hãy cân nhắc chia một phần giải theo nhóm để không ai thấy "giải toàn về trụ sở". Cách thiết lập điều kiện theo nhóm có trong hướng dẫn quay theo nhóm có điều kiện.

T-3 tuần: danh sách người tham dự và truyền thông nội bộ

Chuẩn hoá danh sách

Mọi thứ phía sau (thư mời, QR, bốc thăm, báo cáo) đều dùng chung một file. Hãy làm sạch ngay từ đầu:

Một dòng một người, có mã nhân viên duy nhất, họ tên đầy đủ, phòng ban, chi nhánh, email hoặc số điện thoại.
Xoá dòng trùng, người đã nghỉ việc, sửa lỗi chính tả tên.
Gửi danh sách cho trưởng các phòng ban xác nhận, hạn chót rõ ràng.
Chỉ thu trường thông tin thực sự cần. Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 có hiệu lực từ 01/01/2026: thông báo rõ mục đích sử dụng và không chia sẻ file cho bên không liên quan.

Lịch truyền thông nội bộ

T-3 tuần — Kênh: Email, nhóm chat; Nội dung: Thông báo ngày, chủ đề, dress code
T-2 tuần — Kênh: Email, poster văn phòng; Nội dung: Hé lộ giải đặc biệt, form đăng ký tiết mục
T-1 tuần — Kênh: Email, Zalo; Nội dung: Gửi mã QR check-in cá nhân, sơ đồ đường đi
T-1 ngày — Kênh: Nhóm chat; Nội dung: Nhắc giờ, nhắc mang mã QR
T+1 ngày — Kênh: Email; Nội dung: Ảnh, video recap, lời cảm ơn

Hé lộ giải đặc biệt từ sớm giúp tăng tỷ lệ tham dự.

T-2 tuần: màn LED và cài đặt phần quay số

Thiết kế cho màn LED

Xin bên cho thuê LED ba thông số: kích thước màn (mét), độ phân giải thực (pixel) và khoảng cách điểm ảnh (pixel pitch). Thiết kế backdrop, video và giao diện quay số theo đúng độ phân giải thực của màn, đừng mặc định 1920×1080.

Quy tắc ngón tay cái thường dùng trong ngành: pixel pitch tính bằng mm xấp xỉ khoảng cách xem tối thiểu tính bằng mét. Màn P3.9 xem đẹp từ khoảng 4 m trở ra. Với hàng ghế đầu sát sân khấu, chữ trên màn cần to và đậm hơn bạn nghĩ. Chi tiết về tỷ lệ khung hình, cỡ chữ, cách nối máy và phương án dự phòng có trong bài quay số trên màn hình LED sự kiện.

Cài đặt phần bốc thăm

Với 30 người, Excel hoặc công cụ ngẫu nhiên đơn giản có thể đủ. Từ khoảng 100 người hoặc khi chiếu LED, nên dùng phần mềm có:

Nhập danh sách từ Excel, hiển thị tên kèm phòng ban.
Nhiều hạng giải, quay nhiều người một lượt.
Tự loại người đã nhận giải khỏi các lượt sau.
Giao diện theo màu và logo công ty.
Điều khiển từ điện thoại để người bấm không phải đứng cạnh máy tính.
Lưu và tải về danh sách người nhận giải.

Ở mốc này, hãy tạo một sự kiện mẫu, nhập danh sách thật, cấu hình giải và quay thử nhiều lần để kiểm tra. Nhớ xoá kết quả thử trước ngày tiệc. Bạn có thể dùng thử Luck4You để chạy bản nháp này.

T-1 tuần: check-in QR và chốt kịch bản

Gửi mã QR cá nhân cho từng người qua email trước khoảng 3–7 ngày, nhắc lại vào hôm trước. Ở quầy, lễ tân quét mã, người có mặt được đánh dấu và chỉ người đã check-in mới vào danh sách bốc thăm. Cách này giải quyết luôn tình huống khó xử "gọi tên người vắng mặt".

Dự trù số quầy theo lượng khách đến trong giờ cao điểm, chuẩn bị phương án cho người quên mã (tra theo tên, nhập mã thủ công) và một QR tự check-in in trên standee để giảm hàng chờ. Quy trình đầy đủ, số quầy gợi ý và cách xử lý tình huống có trong bài check-in QR cho Year End Party.

Cũng trong tuần này, chốt kịch bản cuối và gửi cùng một phiên bản (có đánh số, ngày giờ) cho MC, đạo diễn, kỹ thuật và người phụ trách bốc thăm.

T-1 ngày: tổng duyệt kỹ thuật

Tổng duyệt trên đúng màn LED, đúng máy tính, đúng đường mạng sẽ dùng tối hôm sau. Checklist:

☐ Màn quay số hiển thị toàn màn hình, không viền đen, không méo logo.
☐ Tên dài nhất trong danh sách vẫn đọc được từ cuối hội trường.
☐ Âm thanh hiệu ứng quay số ra loa tổng, mức âm lượng hợp lý.
☐ Điều khiển từ điện thoại hoạt động; có người thứ hai biết bấm trên máy tính nếu điện thoại lỗi.
☐ Máy tính dự phòng đã mở sẵn sự kiện, cáp HDMI dự phòng.
☐ Quầy check-in: điện thoại sạc đầy, sạc dự phòng, mạng ổn định.
☐ Đã xoá toàn bộ kết quả quay thử.
☐ Phân công rõ: 1 người chỉ lo bốc thăm, 1 người xác nhận người nhận giải dưới khán phòng, 1 người giữ quà và biên bản.

Ngày T: vận hành đêm tiệc

Ban tổ chức có mặt sớm ít nhất 2 giờ, mở màn quay số kiểm tra lại 30 phút trước giờ đón khách.
Người nhận giải lên sân khấu theo một lối đi cố định, có người hướng dẫn.
Với người vắng mặt khi được gọi tên, làm đúng thể lệ đã công bố, không tự quyết tại chỗ.
Chụp ảnh từng người nhận giải cùng quà để làm chứng từ và recap.
Tải danh sách người nhận giải ngay khi kết thúc vòng cuối.

T+3 ngày: báo cáo sau Year End Party

Mẫu báo cáo một trang:

Tham dự — Nội dung: Số đăng ký, số check-in, tỷ lệ có mặt
Ngân sách — Nội dung: Dự toán, thực chi, chênh lệch theo hạng mục
Giải thưởng — Nội dung: Số giải đã trao, giải chưa trao, cách xử lý
Phản hồi — Nội dung: Kết quả khảo sát 3 câu, điểm hài lòng
Bài học — Nội dung: 3 điều giữ lại, 3 điều thay đổi năm sau

Gửi danh sách người nhận giải và biên bản cho kế toán, trao nốt giải còn lại, gửi email cảm ơn kèm ảnh, video. Lưu mọi file vào một thư mục cho năm sau.

Câu hỏi thường gặp

Nên bắt đầu chuẩn bị Year End Party từ khi nào?

Lý tưởng là 8 tuần trước ngày tiệc. Nếu tiệc vào giữa tháng 12, bạn nên bắt đầu từ cuối tháng 10. Bắt đầu muộn vẫn làm được, nhưng hãy ưu tiên đặt địa điểm trước vì đây là thứ khó thay thế nhất.

Year End Party 2027 nên tổ chức trước hay sau Tết?

Đa số công ty tổ chức trước Tết, từ giữa tháng 12/2026 đến tháng 1/2027. Mùng 1 Tết Đinh Mùi là 06/02/2027 và năm nay không có ngày 30 Tết, nên tránh tổ chức trong tuần cuối trước Tết vì tỷ lệ vắng mặt cao. Nếu lịch quá kín, tiệc tân niên đầu năm là lựa chọn thay thế tốt.

Chi phí tổ chức Year End Party khoảng bao nhiêu một người?

Không có con số chung, vì phụ thuộc thành phố, địa điểm và thực đơn. Hãy lấy báo giá suất ăn thực tế, rồi tính ngược theo tỷ lệ: ăn uống và địa điểm khoảng 40–50%, giải thưởng 15–25%, dự phòng 10%. Cách này cho bạn một con số có căn cứ để trình duyệt.

Có cần phần mềm bốc thăm không, hay dùng Excel là đủ?

Với nhóm nhỏ, Excel hoặc công cụ ngẫu nhiên miễn phí có thể đủ. Khi có trên 100 người, nhiều hạng giải, cần loại người đã trúng, chia theo phòng ban hoặc chiếu lên LED, phần mềm chuyên dụng giúp giảm sai sót và minh bạch hơn trước cả hội trường.

Làm sao để người vắng mặt không trúng giải?

Kết hợp check-in QR với phần bốc thăm: chỉ người đã check-in mới vào danh sách quay. Đồng thời ghi rõ trong thể lệ cách xử lý nếu người được gọi tên không có mặt ở sân khấu.

Bắt đầu từ danh sách người tham dự

Nếu chỉ làm một việc trong tuần này, hãy làm sạch danh sách người tham dự. Có file này rồi, bạn có thể nhập vào Luck4You để quay thử và xem giao diện bốc thăm theo logo công ty. Cần tư vấn cho sự kiện lớn: Hotline 0901 333 434 (Hotline/Zalo).