Checklist tổ chức chương trình rút thăm trúng thưởng thành công cho doanh nghiệp

Checklist = Không bỏ sót. Sự kiện thành công nằm ở sự chuẩn bị tỉ mỉ. Download checklist này và tick từng bước.

📋 Trước sự kiện (1-2 tuần)

✅ Chuẩn bị danh sách

• ☐ Lấy danh sách từ đăng ký / HR system / CRM
• ☐ Loại bỏ trùng lặp (duplicate names/emails)
• ☐ Validate định dạng (email đúng format, SĐT đủ số)
• ☐ Export sang Excel/CSV chuẩn

✅ Xác định giải thưởng

• ☐ Chọn giải thưởng phù hợp ngân sách
• ☐ Xác định cơ cấu giải (bao nhiêu Giải Nhất, Nhì, Ba...)
• ☐ Chuẩn bị giải thưởng vật lý (mua sắm, đóng gói)
• ☐ Hoặc chuẩn bị voucher điện tử

✅ Setup Luck4You

• ☐ Tạo event mới trên Luck4You
• ☐ Import danh sách người tham gia
• ☐ Thiết lập cơ cấu giải thưởng trong hệ thống
• ☐ Tùy biến giao diện (logo, màu sắc, chủ đề)
• ☐ Cấu hình thông báo tự động (nếu cần)

✅ Chạy thử (Dry-run)

• ☐ Test với danh sách giả (10-20 người)
• ☐ Thử quay số tất cả các giải
• ☐ Kiểm tra hiển thị trên màn hình LED/projector
• ☐ Test âm thanh (drumroll, confetti sound)
• ☐ Đảm bảo không có lỗi kỹ thuật

✅ Truyền thông

• ☐ Thông báo cho người tham dự về thể lệ
• ☐ Công bố trước các giải thưởng để tạo hype
• ☐ Gửi reminder email trước sự kiện 1 ngày

🎬 Trong sự kiện

✅ Thiết bị & Kết nối

• ☐ Laptop/PC kết nối ổn định với màn hình LED
• ☐ Kiểm tra internet connection (+ backup 4G router)
• ☐ Test âm thanh lần nữa trước khi bắt đầu
• ☐ Mở sẵn Luck4You và đăng nhập

✅ Check-in (nếu có)

• ☐ Setup QR check-in station
• ☐ Hướng dẫn khách quét QR khi vào
• ☐ Monitor dashboard để biết số người đã check-in

✅ MC & Quy trình

• ☐ MC giới thiệu chương trình quay số
• ☐ Phổ biến thể lệ và tính minh bạch
• ☐ Tiến hành quay số theo thứ tự (từ giải nhỏ → lớn)
• ☐ Sau mỗi lượt, pause để người thắng lên nhận
• ☐ Chụp ảnh/video lưu niệm

✅ Dự phòng

• ☐ Chuẩn bị phương án thủ công (phiếu giấy backup)
• ☐ Có tech support on-site
• ☐ Hotline Luck4You support (nếu cần)

📊 Sau sự kiện

✅ Xuất báo cáo

• ☐ Export danh sách người trúng giải từ Luck4You
• ☐ Export báo cáo tổng kết (stats, charts)
• ☐ Lưu trữ vào drive để audit sau này

✅ Trao giải & Thông báo

• ☐ Gửi email chúc mừng đến người thắng giải
• ☐ Hướng dẫn cách nhận giải thưởng (nếu chưa trao tại chỗ)
• ☐ Gửi email cảm ơn đến tất cả người tham gia

✅ Thu thập feedback

• ☐ Gửi form khảo sát ngắn về trải nghiệm
• ☐ Đọc comment trên social media
• ☐ Tổng hợp ý kiến để cải thiện lần sau

✅ Tổng kết nội bộ

• ☐ Họp team review: Gì tốt? Gì chưa tốt?
• ☐ Document lessons learned
• ☐ Update checklist cho lần sau

💡 Mẹo nhỏ

• 🔹 Chạy thử càng nhiều càng tốt – Tránh bất ngờ trong ngày sự kiện
• 🔹 Assign người phụ trách rõ ràng – Ai chịu trách nhiệm tech, ai phụ trách MC
• 🔹 Quay video màn hình quay số – Để chứng minh minh bạch và làm content marketing
• 🔹 In phiếu backup – Phòng trường hợp hi hữu hệ thống die (dù rất hiếm)
• 🔹 Celebrate wins on social – Post ảnh người thắng (với sự đồng ý) để tạo buzz