Bạn có thể bắt đầu sử dụng Luck4You bằng cách mở phần mềm trên trình duyệt, tạo sự kiện, nhập danh sách người tham gia từ Excel và thiết lập các giải thưởng. Sau khi kiểm tra dữ liệu và chạy thử, ban tổ chức có thể thực hiện lượt quay chính thức và hiển thị kết quả lên màn hình LED.
Hướng dẫn này dành cho HR, nhân viên marketing và người phụ trách sự kiện lần đầu sử dụng phần mềm quay số trúng thưởng. Các bước tập trung vào quy trình vận hành thực tế, không yêu cầu người dùng có kiến thức lập trình.
Luck4You phù hợp với những chương trình nào?
Luck4You là phần mềm hỗ trợ tổ chức quay số trúng thưởng và bốc thăm may mắn cho sự kiện doanh nghiệp.
Một số chương trình thường sử dụng phần mềm gồm:
- Year End Party và tiệc tất niên công ty.
- Gala Dinner và lễ kỷ niệm thành lập doanh nghiệp.
- Hội nghị khách hàng và chương trình tri ân đối tác.
- Hoạt động quay thưởng nội bộ theo phòng ban.
- Sự kiện ra mắt sản phẩm có phần tặng quà cho khách tham dự.
Điểm chung của những chương trình này là ban tổ chức cần quản lý danh sách người tham gia, thiết lập giải thưởng và công bố kết quả rõ ràng.
Thay vì viết phiếu giấy và bốc thăm thủ công, người phụ trách có thể chuẩn bị danh sách trên Excel rồi đưa vào phần mềm.
Luck4You hỗ trợ nhiều hạng giải, quay nhiều người trong một lượt, tự loại người đã trúng khỏi các lượt tiếp theo và hiển thị kết quả trên màn hình LED.
Phần mềm cũng hỗ trợ tùy chỉnh giao diện theo logo, màu sắc và tên sự kiện.
Với chương trình có khách mời check-in tại địa điểm, ban tổ chức có thể sử dụng tính năng check-in QR để chỉ những người đã hoàn tất check-in mới được tham gia quay thưởng.
Nếu đây là lần đầu tổ chức, bạn nên bắt đầu với một sự kiện thử nghiệm nhỏ trước khi đưa danh sách chính thức vào vận hành.
Truy cập phần mềm và bắt đầu tạo sự kiện
Phiên bản web của Luck4You hoạt động trên trình duyệt. Bạn không cần cài ứng dụng desktop để sử dụng bản web.
Trước tiên, truy cập địa chỉ:
https://quaysotrungthuong.vn/app
Đăng nhập hoặc thực hiện bước truy cập tài khoản theo giao diện hiện tại của hệ thống.
Sau khi vào phần quản lý, bắt đầu tạo sự kiện quay số.
Bạn nên chuẩn bị sẵn những thông tin cơ bản:
- Tên sự kiện.
- Đơn vị tổ chức.
- Danh sách người tham gia.
- Các hạng giải thưởng.
- Logo và màu sắc nhận diện.
- Quy định về điều kiện trúng thưởng.
Ví dụ, nếu công ty tổ chức tiệc cuối năm, có thể đặt tên sự kiện là "Year End Party 2026 – Công ty ABC".
Tên này nên thống nhất với tên xuất hiện trên backdrop, thư mời và kịch bản MC.
Không nên tạo nhiều sự kiện thử nghiệm với tên quá giống nhau rồi để đến ngày tổ chức mới xác định sự kiện nào là chính thức.
Cách an toàn hơn là đặt tên rõ ràng cho sự kiện thử, chẳng hạn "DEMO – Quay thưởng nội bộ", và sử dụng một sự kiện riêng cho chương trình thật.
Sau khi tạo, kiểm tra lại thông tin trước khi chuyển sang bước nhập dữ liệu.
Chuẩn bị và nhập danh sách người tham gia từ Excel
Đây là bước quan trọng nhất trong quá trình thiết lập.
Luck4You hỗ trợ nhập danh sách người tham gia từ Excel, phù hợp với các doanh nghiệp đã có dữ liệu nhân viên hoặc khách mời.
Trước khi nhập, bạn nên chuẩn hóa file.
Ví dụ, một danh sách nội bộ có thể chứa mã nhân viên, họ tên, phòng ban và email.
- Mã nhân viên — Ví dụ: NV001; Mục đích: Phân biệt người tham gia
- Họ và tên — Ví dụ: Nguyễn Văn An; Mục đích: Công bố kết quả
- Phòng ban — Ví dụ: Kinh doanh; Mục đích: Chia nhóm quay thưởng
- Email — Ví dụ: an@example.com; Mục đích: Liên hệ hoặc gửi kết quả
Đây là các trường gợi ý. Khi nhập, hãy tải file Excel mẫu trong Luck4You và đưa dữ liệu vào đúng cột của file mẫu.
Trước khi tải file lên, cần kiểm tra một số vấn đề.
Thứ nhất, mỗi người tham gia nên có thông tin định danh rõ ràng. Nếu hai nhân viên cùng tên, mã nhân viên giúp HR đối chiếu khi trao giải.
Thứ hai, không nên để một người xuất hiện nhiều dòng ngoài ý muốn. Việc kiểm tra và xử lý trùng lặp nên thực hiện trong Excel trước khi nhập.
Thứ ba, cần thống nhất tên phòng ban nếu có kế hoạch quay giải theo nhóm.
Ví dụ, "Kinh doanh", "Phòng Kinh doanh" và "Sales" có thể đang chỉ cùng một bộ phận. HR nên thống nhất cách ghi trước khi sử dụng.
Thứ tư, không đưa dữ liệu cá nhân không cần thiết vào danh sách quay thưởng.
Sau khi hoàn tất, nhập file Excel vào Luck4You theo chức năng nhập danh sách trên giao diện.
Kiểm tra số lượng người tham gia và một số bản ghi mẫu trước khi tiếp tục.
Nếu phát hiện dữ liệu sai, nên xử lý dứt điểm trước khi tạo lượt quay chính thức.
Tạo các hạng giải và thiết lập số lượng người trúng
Sau khi có danh sách, bước tiếp theo là chuẩn bị cơ cấu giải thưởng.
Một sự kiện doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều hạng giải khác nhau, chẳng hạn giải khuyến khích, giải ba, giải nhì, giải nhất và giải đặc biệt.
Luck4You hỗ trợ thiết lập nhiều hạng giải và quay nhiều người trong một lượt.
Ví dụ, chương trình có các giải sau:
- Giải khuyến khích: 20 phần quà.
- Giải ba: 5 phần quà.
- Giải nhì: 3 phần quà.
- Giải nhất: 1 phần quà.
- Giải đặc biệt: 1 phần quà.
Đây là ví dụ về cơ cấu giải, không phải cấu hình bắt buộc.
Ban tổ chức cần xác định tổng số phần thưởng trước khi thiết lập để tránh thiếu quà hoặc tạo sai số lượng người trúng.
Với giải khuyến khích, có thể quay nhiều người cùng một lượt để rút ngắn thời gian công bố.
Với giải đặc biệt, nên sử dụng một lượt riêng để MC giới thiệu phần thưởng và tạo điểm nhấn.
Một vấn đề khác cần xác định là người đã trúng có tiếp tục được tham gia các giải sau hay không.
Nếu thể lệ quy định mỗi người chỉ nhận một giải, Luck4You có tính năng tự loại người đã trúng khỏi những lượt quay tiếp theo.
Nếu chương trình cho phép một người nhận nhiều giải, người phụ trách cần kiểm tra quy tắc vận hành tương ứng trước khi thực hiện.
Với sự kiện có giải riêng cho phòng ban, Luck4You hỗ trợ chia giải theo nhóm. Điều kiện quan trọng là dữ liệu nhóm phải được chuẩn bị chính xác.
Để lựa chọn cơ cấu giải hợp lý hơn, bạn có thể tham khảo cách chia cơ cấu giải thưởng Year End Party.
Tùy chỉnh tên sự kiện, logo và màu sắc
Giao diện quay số là nội dung được trình chiếu trước toàn bộ khách mời, vì vậy cần đồng bộ với hình ảnh của sự kiện.
Luck4You hỗ trợ tùy chỉnh logo, màu sắc, nền và tên sự kiện.
Bạn có thể chuẩn bị trước bộ nhận diện gồm logo công ty, màu chủ đạo và tên chương trình.
Ví dụ, với một gala doanh nghiệp sử dụng xanh navy và vàng, giao diện quay số nên giữ cùng bảng màu để không tạo cảm giác tách rời sân khấu.
Nếu là Year End Party mang chủ đề lễ hội, có thể lựa chọn màu sắc tươi sáng hơn.
Tuy nhiên, không nên sử dụng quá nhiều màu hoặc chi tiết trang trí làm ảnh hưởng đến khả năng đọc kết quả.
Khi thiết lập giao diện, hãy ưu tiên ba yếu tố:
- Tên giải thưởng dễ nhận biết.
- Thông tin người trúng rõ ràng.
- Logo và tên sự kiện xuất hiện hợp lý.
Nếu chương trình sử dụng màn hình LED, cần kiểm tra giao diện trên màn hình thực tế, không chỉ xem trước trên laptop.
Màu sắc và độ tương phản có thể khác nhau giữa màn hình máy tính và màn LED tại hội trường.
Đặc biệt, những chi tiết nhìn rõ ở khoảng cách gần chưa chắc đã dễ đọc từ cuối phòng.
Bạn có thể tham khảo thêm hướng dẫn quay số trên màn hình LED sự kiện để chuẩn bị phần trình chiếu.
Thực hiện lượt quay thử và kiểm tra kết quả
Không nên sử dụng sự kiện chính thức để thử các thao tác chưa quen.
Trước ngày diễn ra chương trình, hãy tạo một sự kiện thử với danh sách mẫu.
Danh sách này có thể gồm một số người giả định và vài hạng giải để kiểm tra toàn bộ quy trình.
Người vận hành nên thử:
- Chọn đúng hạng giải.
- Thực hiện một lượt quay.
- Quay nhiều người trong cùng một lượt.
- Kiểm tra cách hiển thị người trúng.
- Kiểm tra quy tắc tự loại người đã trúng.
- Chuyển sang hạng giải tiếp theo.
- Xuất danh sách kết quả thử nghiệm.
Nếu sự kiện có sử dụng màn LED, hãy kiểm tra việc trình chiếu trong buổi tổng duyệt.
Nếu điều khiển quay từ điện thoại, cần thử thao tác từ đúng vị trí dự kiến của người vận hành.
Với chương trình có check-in QR, ban tổ chức nên thực hiện một kịch bản thử gồm người đã check-in và người chưa check-in.
Mục tiêu là xác nhận danh sách quay chỉ bao gồm những người đủ điều kiện theo thể lệ.
Ngoài ra, cần chuẩn bị phương án khi internet tại địa điểm không ổn định.
Luck4You có ứng dụng desktop cho Windows 10/11 và macOS, hỗ trợ hoạt động khi không có internet và đồng bộ dữ liệu trở lại khi có kết nối.
Đây là lựa chọn đáng cân nhắc cho sự kiện cần phương án offline. Tuy nhiên, ban tổ chức phải cài đặt, chuẩn bị dữ liệu và kiểm thử phiên bản desktop trước ngày diễn ra chương trình.
Không nên mặc định rằng việc mất mạng trên bản web sẽ tương đương với chế độ hoạt động offline của ứng dụng desktop.
Xuất danh sách trúng giải và tìm nơi hỗ trợ
Sau khi thực hiện lượt quay chính thức, ban tổ chức cần lưu kết quả để phục vụ trao giải và đối chiếu.
Luck4You hỗ trợ xuất, tải danh sách người nhận giải và gửi kết quả qua email.
Người phụ trách nên kiểm tra danh sách sau khi hoàn tất từng phần chương trình hoặc sau toàn bộ hoạt động quay thưởng, tùy theo quy trình đã thống nhất.
Danh sách xuất ra có thể được sử dụng để đối chiếu với bảng bàn giao quà tặng.
Nếu có người trúng chưa nhận giải, HR hoặc bộ phận chăm sóc khách hàng cần ghi nhận tình trạng đó trong bảng theo dõi riêng.
Với sự kiện doanh nghiệp, nên phân công một người chịu trách nhiệm lưu dữ liệu kết quả cuối cùng. Tránh tình trạng nhiều người cùng giữ những phiên bản khác nhau mà không biết đâu là bản đã xác nhận.
Nếu chương trình yêu cầu minh bạch cao, đặc biệt khi có giải thưởng giá trị lớn, nên chuẩn bị quy trình xác nhận kết quả trước khi trao.
Có thể tham khảo mẫu thể lệ quay số trúng thưởng để thống nhất cách xử lý những tình huống phát sinh.
Câu hỏi thường gặp
Luck4You có phiên bản miễn phí không?
Có. Gói cơ bản miễn phí hỗ trợ tối đa 100 người tham gia. Nếu cần tổ chức chương trình có quy mô lớn hơn, bạn có thể tham khảo các gói trả phí 500, 1.000 hoặc 2.000 người.
Có cần cài đặt phần mềm trên máy tính không?
Không cần nếu sử dụng phiên bản web trên trình duyệt. Nếu cần vận hành offline, Luck4You có ứng dụng desktop dành cho Windows 10/11 và macOS.
Có thể nhập danh sách người tham gia từ Excel không?
Có. Bạn nên chuẩn hóa danh sách và kiểm tra dữ liệu trước khi nhập vào phần mềm.
Có thể sử dụng Luck4You để quay thưởng trên màn hình LED không?
Có. Phần mềm hỗ trợ hiển thị giao diện quay số trên LED. Ban tổ chức cần chuẩn bị kết nối trình chiếu và kiểm tra hình ảnh với đội kỹ thuật tại địa điểm tổ chức.
Bạn có thể bắt đầu bằng một sự kiện thử để làm quen với quy trình nhập danh sách, tạo giải và thực hiện lượt quay đầu tiên. Truy cập Dùng thử Luck4You, xem Bảng giá hoặc Tải app offline nếu cần phương án vận hành không phụ thuộc internet. Hỗ trợ tư vấn qua Hotline/Zalo 0901 333 434.