Để đo lường hiệu quả một sự kiện có quay số trúng thưởng, doanh nghiệp cần xác định mục tiêu trước, ghi nhận chi phí và kết quả thực tế, sau đó đối chiếu theo cùng một phương pháp. Số người tham gia quay thưởng hoặc số giải đã trao có thể phản ánh hoạt động vận hành, nhưng không đủ để kết luận chương trình mang lại lợi nhuận.
Với HR, Marketing và Event planner, một khung đo lường rõ ràng sẽ hữu ích hơn những con số ROI được ước lượng thiếu căn cứ. Dưới đây là cách tự lập báo cáo từ dữ liệu doanh nghiệp đang có, kết hợp với file kết quả xuất từ phần mềm quay số.
ROI sự kiện là gì và khi nào nên sử dụng?
ROI, viết tắt của Return on Investment, thường được hiểu là tỷ suất lợi nhuận trên chi phí đầu tư.
Trong hoạt động marketing, doanh nghiệp có thể sử dụng ROI khi xác định được phần lợi ích tài chính có thể quy cho sự kiện và tổng chi phí liên quan.
Một công thức tham khảo là:
ROI = (Lợi ích tài chính ròng trước khi trừ chi phí sự kiện − Tổng chi phí sự kiện) / Tổng chi phí sự kiện × 100%.
Để áp dụng công thức, doanh nghiệp phải thống nhất cách xác định lợi ích tài chính và chi phí. Không nên sử dụng doanh thu làm lợi ích ròng nếu chưa tính đến giá vốn hoặc các chi phí liên quan.
Ví dụ, một hội nghị khách hàng tạo ra nhiều cuộc hẹn tư vấn. Những cuộc hẹn đó chưa phải doanh thu và cũng chưa thể coi là lợi nhuận.
Doanh nghiệp cần tiếp tục theo dõi kết quả kinh doanh, xác định giao dịch nào có liên quan đến sự kiện và áp dụng quy tắc phân bổ phù hợp.
Với Year End Party nội bộ, ROI tài chính có thể không phải thước đo thích hợp. Mục tiêu của chương trình thường liên quan đến ghi nhận đóng góp, gắn kết nhân viên và trải nghiệm tập thể.
Trong trường hợp này, HR nên đánh giá bằng các chỉ số hoạt động và phản hồi thay vì cố quy đổi mọi kết quả thành tiền.
Điểm quan trọng là phân biệt ROI tài chính, hiệu quả vận hành và mức độ đạt mục tiêu sự kiện.
Bước 1: Xác định mục tiêu trước khi chọn chỉ số
Mỗi loại sự kiện cần một bộ chỉ số khác nhau.
Một hội nghị giới thiệu sản phẩm có thể ưu tiên số khách phù hợp tham dự, số cuộc hẹn tư vấn và cơ hội bán hàng được xác minh.
Một chương trình tri ân khách hàng có thể tập trung vào tỷ lệ tham dự, phản hồi sau sự kiện và hoạt động chăm sóc tiếp theo.
Với Year End Party, HR có thể quan tâm đến tỷ lệ nhân viên tham dự, mức độ hài lòng và khả năng thực hiện chương trình đúng kế hoạch.
Trước khi tổ chức, người phụ trách nên trả lời ba câu hỏi:
- Sự kiện được tổ chức để đạt kết quả gì?
- Kết quả đó có thể quan sát hoặc ghi nhận bằng cách nào?
- Ai chịu trách nhiệm thu thập và xác nhận dữ liệu?
Ví dụ, nếu mục tiêu là tăng số khách hàng đến tham dự hội nghị, chỉ số cần theo dõi có thể là số người đăng ký và số người thực tế check-in.
Nếu mục tiêu là nâng cao trải nghiệm gala, doanh nghiệp có thể thực hiện khảo sát sau chương trình.
Không nên chọn chỉ số chỉ vì dễ tạo biểu đồ.
Một báo cáo có nhiều con số nhưng không liên quan đến mục tiêu sẽ khó hỗ trợ quyết định cho sự kiện tiếp theo.
Bước 2: Ghi nhận dữ liệu khách đăng ký và tham dự
Dữ liệu tham dự là một trong những nguồn thông tin cơ bản để đánh giá sự kiện.
Ban tổ chức có thể ghi nhận số khách được mời, số khách đăng ký và số khách thực tế đến.
Luck4You hỗ trợ nhập danh sách từ Excel, check-in QR và điều kiện chỉ người đã check-in được tham gia quay thưởng.
Những khả năng này có thể hỗ trợ quy trình xác định người tham gia hoạt động quay thưởng.
Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp cần báo cáo tổng số lượt check-in, thời gian đến hoặc các chỉ số vận hành chi tiết, phải xác nhận nguồn dữ liệu thực tế có sẵn và cách thu thập phù hợp. Không nên mặc định phần mềm cung cấp mọi loại báo cáo đó.
Ví dụ, Marketing có thể lưu danh sách đăng ký trong hệ thống nội bộ và đối chiếu với dữ liệu check-in được bộ phận tổ chức xác nhận.
Tỷ lệ tham dự có thể được tính bằng số người thực tế tham dự chia cho số người đăng ký hợp lệ, nhân 100%.
Cần thống nhất mẫu số. Nếu chương trình có khách được mời nhưng không đăng ký, việc sử dụng tổng số người được mời sẽ tạo ra một chỉ số khác.
Không nên so sánh các tỷ lệ được tính theo những định nghĩa khác nhau.
Để chuẩn bị hoạt động đón khách, có thể tham khảo quy trình check-in QR cho Year End Party.
Bước 3: Đo lường hoạt động quay thưởng bằng dữ liệu thực tế
Quay số trúng thưởng có thể là một phần tạo điểm nhấn cho sự kiện, nhưng cần đánh giá đúng vai trò của nó.
Luck4You hỗ trợ nhiều hạng giải, quay nhiều người trong một lượt, chia giải theo nhóm, hiển thị trên LED và xuất danh sách người trúng.
Sau chương trình, ban tổ chức có thể sử dụng kết quả xuất để xác định những người đã trúng theo từng hạng giải.
Từ đó, HR hoặc Marketing lập bảng đối chiếu với cơ cấu giải và tình trạng bàn giao quà.
Các chỉ số có thể tự tổng hợp gồm:
- Số phần thưởng theo kế hoạch.
- Số kết quả trúng thưởng đã công bố.
- Số phần thưởng đã bàn giao thực tế.
- Số trường hợp chưa nhận quà.
- Số trường hợp cần xác minh theo thể lệ.
Những chỉ số này phản ánh việc thực hiện hoạt động quay thưởng, không trực tiếp đo lường mức độ yêu thích thương hiệu.
Nếu muốn biết khách có hài lòng với phần quay thưởng không, ban tổ chức cần khảo sát hoặc thu thập phản hồi riêng.
Không nên lấy số giải đã trao làm bằng chứng rằng mức độ gắn kết đã tăng.
Tương tự, việc nhiều người cổ vũ trên sân khấu là một quan sát tích cực, nhưng không tự động chứng minh hiệu quả kinh doanh.
Bước 4: Tổng hợp toàn bộ chi phí sự kiện
Để đánh giá hiệu quả tài chính, doanh nghiệp phải xác định đầy đủ chi phí liên quan.
Một lỗi thường gặp là chỉ tính tiền thuê địa điểm và quà tặng, bỏ qua nhân sự, thiết kế hoặc thiết bị.
Bảng sau là mẫu phân loại chi phí để doanh nghiệp tự điền:
- Địa điểm và tiệc — Nội dung cần ghi nhận: Hội trường, ăn uống, dịch vụ; Nguồn xác nhận: Hợp đồng, hóa đơn
- Sân khấu và kỹ thuật — Nội dung cần ghi nhận: LED, âm thanh, ánh sáng; Nguồn xác nhận: Báo giá, chứng từ
- Quà tặng — Nội dung cần ghi nhận: Phần thưởng, đóng gói, vận chuyển; Nguồn xác nhận: Bảng mua hàng
- Phần mềm — Nội dung cần ghi nhận: Chi phí công cụ theo gói sử dụng; Nguồn xác nhận: Chứng từ thanh toán
- Nhân sự — Nội dung cần ghi nhận: MC, kỹ thuật, vận hành, hỗ trợ; Nguồn xác nhận: Bảng chi phí
- Truyền thông — Nội dung cần ghi nhận: Thiết kế, quảng bá, nội dung; Nguồn xác nhận: Báo cáo ngân sách
- Chi phí khác — Nội dung cần ghi nhận: Các khoản phát sinh được duyệt; Nguồn xác nhận: Chứng từ liên quan
Nếu nhân sự nội bộ tham gia tổ chức, doanh nghiệp cần quyết định có tính chi phí thời gian của họ hay không.
Quan trọng là áp dụng cùng một phương pháp khi so sánh các sự kiện.
Không nên tính một loại chi phí ở sự kiện này nhưng bỏ qua ở sự kiện khác rồi kết luận chương trình sau hiệu quả hơn.
Với quà tặng chưa bàn giao, bộ phận kế toán cần xác định cách ghi nhận chi phí phù hợp, thay vì chỉ dựa vào danh sách người trúng.
Bước 5: Phân biệt chỉ số vận hành và kết quả kinh doanh
Đây là bước quan trọng nhất khi xây dựng báo cáo ROI.
Một sự kiện có thể vận hành rất tốt nhưng chưa tạo ra doanh thu trực tiếp. Ngược lại, một chương trình có ít khách tham dự vẫn có thể mang lại giá trị kinh doanh nếu đúng đối tượng.
Doanh nghiệp nên chia báo cáo thành ba nhóm.
Nhóm vận hành: số người tham dự, số giải đã công bố, số quà đã trao, các tình huống phát sinh.
Nhóm trải nghiệm: phản hồi khách tham dự, đánh giá của nhân viên, mức độ hài lòng thu thập qua khảo sát.
Nhóm kinh doanh: số cuộc hẹn, cơ hội bán hàng, giao dịch và lợi ích tài chính được xác minh sau sự kiện.
Với nhóm kinh doanh, cần có quy tắc xác định mối liên hệ giữa sự kiện và kết quả.
Ví dụ, một khách đã có kế hoạch mua hàng trước hội nghị. Nếu giao dịch diễn ra sau sự kiện, không nên mặc định toàn bộ giá trị giao dịch là do sự kiện tạo ra.
Marketing và bộ phận kinh doanh cần thống nhất cách ghi nhận nguồn cơ hội và khoảng thời gian theo dõi.
Phần mềm quay số như Luck4You chỉ cung cấp dữ liệu về người tham gia và người trúng giải; việc gắn doanh thu với sự kiện là công việc của Marketing và bộ phận kinh doanh.
Bước 6: Lập báo cáo đánh giá sau chương trình
Một báo cáo hiệu quả không nhất thiết phải dài.
Điều quan trọng là người đọc hiểu mục tiêu, kết quả, nguồn dữ liệu và giới hạn của kết luận.
Ban tổ chức có thể sử dụng cấu trúc sau:
- Mục tiêu — Câu hỏi cần trả lời: Sự kiện được tổ chức để đạt điều gì?
- Quy mô — Câu hỏi cần trả lời: Bao nhiêu người đăng ký và tham dự?
- Hoạt động quay thưởng — Câu hỏi cần trả lời: Có bao nhiêu kết quả và giải đã trao?
- Chi phí — Câu hỏi cần trả lời: Tổng chi phí được ghi nhận gồm những khoản nào?
- Phản hồi — Câu hỏi cần trả lời: Khách hoặc nhân viên đánh giá ra sao?
- Kết quả kinh doanh — Câu hỏi cần trả lời: Có lợi ích tài chính nào được xác minh không?
- Bài học — Câu hỏi cần trả lời: Cần thay đổi điều gì cho lần tổ chức sau?
Nếu không có dữ liệu tài chính đủ tin cậy, hãy ghi rõ “chưa đủ cơ sở tính ROI” thay vì đưa ra một tỷ lệ ước đoán.
Nếu sử dụng dữ liệu khảo sát, cần nêu số người phản hồi và cách thu thập.
Nếu có trường hợp khách chưa nhận thưởng, nên đưa vào danh sách công việc cần xử lý, không bỏ qua chỉ để báo cáo trông hoàn chỉnh.
Đối với kết quả quay số, xem thêm cách tổng hợp và đối chiếu kết quả quay thưởng.
Dùng kết quả đo lường để cải thiện sự kiện tiếp theo
Mục đích cuối cùng của báo cáo không chỉ là hoàn tất hồ sơ.
Doanh nghiệp nên sử dụng dữ liệu để quyết định cần cải thiện bước nào.
Ví dụ, nếu nhiều khách gặp khó khăn ở quầy check-in, cần xem lại hướng dẫn và cách bố trí nhân sự.
Nếu phần quay thưởng kéo dài, có thể cân nhắc nhóm các giải khuyến khích và sử dụng lượt quay nhiều người.
Nếu khách khó đọc kết quả trên LED, cần điều chỉnh bố cục và màu sắc.
Nếu có nhiều trường hợp nhận thưởng sau sự kiện, HR nên kiểm tra quy định xác minh và cách thông báo.
Các thay đổi này có thể được ghi nhận trong checklist tổ chức quay số sự kiện để áp dụng cho chương trình tiếp theo.
Không cần tạo ra một con số ROI cho mọi cải tiến. Một số kết quả có thể được đánh giá bằng mức độ hoàn thành công việc và phản hồi thực tế.
Câu hỏi thường gặp
Có thể tính ROI chỉ từ số người tham dự không?
Không. Số người tham dự là chỉ số hoạt động. ROI tài chính cần dữ liệu lợi ích tài chính và chi phí được xác định theo phương pháp nhất quán.
Luck4You có tự động tính ROI sự kiện không?
Không. Luck4You hỗ trợ xuất kết quả quay thưởng; doanh nghiệp tự tổng hợp với dữ liệu chi phí, tham dự và kinh doanh để tính ROI.
Year End Party có cần báo cáo ROI không?
Không nhất thiết phải tính ROI tài chính. HR có thể đánh giá tỷ lệ tham dự, phản hồi nhân viên, mức độ hoàn thành chương trình và tình trạng trao thưởng.
Có thể dùng file kết quả Luck4You để lập báo cáo không?
Có. Ban tổ chức có thể xuất danh sách người trúng, đối chiếu với cơ cấu giải và bảng bàn giao quà, sau đó đưa các chỉ số phù hợp vào báo cáo nội bộ.
Đo lường hiệu quả sự kiện nên bắt đầu bằng những dữ liệu doanh nghiệp thực sự có thể kiểm tra. Bạn có thể Dùng thử Luck4You để chuẩn bị hoạt động quay thưởng và xuất kết quả, hoặc xem Bảng giá theo quy mô chương trình. Tư vấn qua Hotline/Zalo 0901 333 434.
